torsdag 27 september 2012

When dokumenthantering failz bad

Tre intyg!

Jag har arbetat med dokumenthantering i snart tio år. Både som arkivarie och som lärare/föredragshållare i dokumenthantering för statliga myndigheter.  Det är ett område som är rätt så hårt reglerat och där det finns väldigt lång erfarenhet. Vi har haft ett Riksarkiv sen typ Gustav Wasa. Men det betyder inte att det kan bli problem i alla fall. Ofta blir det problem när något går utanför ramarna och frågar "på fel sätt". Det lyckades jag göra alldeles nyligen när jag skulle begära ut ett intyg från en kurs jag läste i somras. Den var på en högskola jag aldrig gått någon kurs på tidigare och som jag troligtvis inte kommer ha något att göra med igen så jag tänkte att jag skulle begära ut intyget direkt innan det glömdes bort. Kursen var över internet och bestod egentligen mest av att en mejlade läraren uppgifter. Detta gjorde att den där studentportalen som alla har nuförtiden och där en kan beställa intyg och annat inte användes. Jag tappade därför bort inloggningsuppgifter och så vidare. Så jag fick göra som en ska göra och begära ut intyget som en allmän handling. Jag mejlade helt enkelt registratorn (helt bisarrt att ordet inte finns i svenska wikipedia) för att begära ut intyget. Då slog jag en splint i deras dokumenthanteringssystem. Det hela slutade med att jag lyckades få ut hela tre intyg för samma kurs. lol. För att högskolan skulle ro detta i land var de tvungen att använda sig av två informationsassistenter (en titel jag aldrig hört talas om tidigare) och en arkivarie. En ganska massiv insats från myndigheten alltså - för att skicka ut något som för bara några år sedan var en standardgrej att få hem.


Intygen finns på annan ort än registratorn. Sen gick allt fel - jag
 fick mejla igen men tappade bort det svaret.


Här har det också blivit problem - mer om det nedan...


Här med - och det är tredje intyget som är på väg.

Varför blev det så här? De har ju säkert köpt in ett dokumenthanteringssystem för x-antal miljoner kronor? Jo, svaret på detta finns i det mittersta mejlet "vi kan enbart skicka dessa intyg digitalt till våra studenters e-post". Hade jag behållit inloggningsuppgifterna till studentmejlen (som jag var tvungen att skaffa trots att kursen bara var på 5 veckor) hade de kunnit mejla mig en pdf. Men inte till några andra e-postadresser. Om systemet verkligen fungerar så (det gör det säkert), så är det ju lite lätt problematiskt när jag går utanför systemet och begär ut intyget. Fast - jag gör ju något helt ordinärt när jag gör det? Jag följer ju enbart Tryckfrihetsförordningen. Ja, men de har inte fått in det i kravspecen. Det beror på att alla de dokument- och ärendehanteringssystem som du köper in till din myndighet är anpassade för den privata marknaden - där du som företag bestämmer hur du vill administrera. De som bygger i Sharepoint/SAP/Et cetera som allt byggs i nuförtiden är ju inte några förvaltningsrätts-experter heller. Dessutom får de utgå från system som från början tillverkades för att tillfredsställa makthavare i marknadsekonomin i USA respektive Tyskland. Sedan ska systemet försöka anpassas till en svensk statlig förvaltning där helt andra regler gäller än i ett snuskigt aktiebolag. Och det är då problemen börjar. Efter lite research upptäcker jag att det är Formpipes W3D3 som högskolan i fråga använder. Ett system som jag själv inte har så stor kontroll på. Men som ni ser ovan så verkar användningen av det i samband med ett helt vanligt utlämningsärende vara lite lätt problematiskt. Det verkar ju knappast som de jobbar med systemet snarare som att de jobbar emot det.




Förutom det är det ju bra om vi pratar med varandra på arbetet och inte sitter helt isolerade från varandra och skickar ut grejer. Men det blir ju lätt så med gemensamma e-postkorgar, organisationer splittrade över geografin och lite panik på det också.  Plus ett system som inte stödjer det du ska kunna göra egentligen. Jag kanske bara skulle ha kommit ihåg inloggningsuppgifterna i stället. Men vi ska ju värna om rätten att begära ut allmänna handlingar.