Skriver om dokumenthantering i Arkiv 1/2014

Har skrivit en längre artikel i nästa nummer av tidskriften
Arkiv 

Administration för den ariska revolutionen (II)

…Fortsätter undersökningen av Svenska Motståndsrörelsens efterlämnade handlingar...

Specialpedagogiska skolmyndigheten har sponsrat med
anteckningspapper. Lika skolmöjligheter för alla är kanske en
förutsättning för SMR?

Etikett - Viktiga grejer - inget att skämta om!

Etiketten verkar dock inte gälla protokollföraren. Vad kallade ni honom
för sa du? 

Administration för den ariska revolutionen (I)

Upploppen i Kärrtorp

Förundersökningsprotokollet för upploppen i Kärrtorp har kommit ut på nätet nu efter att åtal väckts. Det är en samling på över 1000 sidor, men som engagerad i dokumenthantering som jag är så gick mina ögon tämligen snabbt mot avsnitt rörande beslagtagna dokument och undersökta datorer och telefoner. Det visade sig att i bland de papper som  Polisen beslagtagit från medlemmar av nazistiska Svenska motståndsrörelsen så fanns något rysligt intressant. Mötesprotokoll och ett system för att ge aktivitetspoäng (Aktivitetsmarkeringar/AMA) till medlemmar och lokalavdelningar (så kallade "nästen"). Detta kommer ingen annan att skriva om. Det måste jag göra. Här ska ni få en översiktlig genomgång av administrationen för den ariska revolutionen. Eller - i alla fall hur SMR tänker att den ska vara.

Poängsystemet för AMA - Med blankettens versionsnumrering och
att den är upprättad av Pär Öberg (listad som en "ledande person inom
SMR" på bland annat Wikipedia).

Medlemmen får utefter ett utarbetat poängsystem i organisationen redovisningsbara poäng. Dessa kallas AMA - Aktivitetsmarkeringar - och ges för sådana saker som att "sälja en tidning", "rekrytera en stödmedlem", "gå på medlemsmöte" och så vidare. 

En uppförstorad version av AMA-tabellen.

Att sälja en av organisationens tidningar till en vän ger 1 AMA, samma sak till en främling på gatan ger 2 AMA. Lyckas medlemmen rekrytera en aktivist till organisationen ger detta 50 AMA - motsvarande att sälja 50 tidningar, eller gå på 3 och en tredjedels-medlemsmöte. Ett intressant system. Inte helt olikt det som fanns när en var liten och sålde jultidningar. Då, förutom betalning, en bonus kunde utgå i form av olika presenter. Jag har tyvärr inte hittat någon eventuell belöningstabell, så vilken sorts bonus som ges inom SMR får ni lämna åt fantasin. 

Ifylld aktivitetslista. Jag får TBV/ABF-flashbacks. Replokal, rollspels-
förening. Fylla i blanketten...

Här har vi en av personernas som sitter häktades aktivitetsrapport. Han kan knappast haft något högre betyg i skrivstil i skolan, men vi kan i alla fall se att en timmes arbete oavsett vad medlemmen gör, verkar ge 6 stycken AMA-poäng. Utifrån detta skulle en ny aktivist vara värd 8,333333 timmars arbete. Är inte det lite lite kan en tycka? Har det, likt i gymnasieskolans betygssystem blivit inflation även i AMA-poängen? Det går att misstänka att så är fallet.

Bättre skrivstil, men slarvigt att hon inte fyllt i året.

En aktivitetsrapport från en annan medlem - inte en av de gripna så jag gissar på att den lämnats in till nästechefen och blivit plockad i husrannsakan där. Här kan vi se att "inventering av förråd" (3 AMA-poäng = en halvtimmes arbete) kan räknas som "beordrat kamparbete". Både på den här blanketten och den förra så är det tydligt att de räknat in restid i poängen - något som leder till att en resa till Söderhamn ger hela 38 AMA-poäng. Vi kan se att en kryptisk notering "Barn" ger 30 AMA. Vill inte spekulera i vad detta kan vara...

Ett utdrag ur en dagordning för möte i lokalavdelning av Svenska
Motståndsrörelsen. Som ni ser har AMA en egen punkt i slutet av
mötet.

Då ett stort antal protokoll från organisationen ingår i förundersökningsprotokollen för Kärrtorpsupploppen så kommer det finnas anledning till att återkomma till detta. Intressanta notiser om exercis och även en koppling till en myndighet finns i handlingarna. Men det får bli i ett annat inlägg.

Skriver i Arkiv om konspirativt användande av arkivmaterial

”Arkivarien som väktare av hemligheter – Tankar kring tysk och svensk
samtidshistoria och arkivväsendets eventuella konspirativa karaktär.”
Arkiv 2/2013

Stig Gustafssons Formulärboken

Tiden 1968.

Myndighetsåldern för män var ju 21 på den tiden.

Justus är ett mycket snyggt namn. 

Teaterobligationer. Del av en bouppteckning.

Ansökan om avstyckning för att bygga en sportstuga.

Panträtt på spånadslin och hampa.

Klander mot konkursutslag.

Slutet.

Dokumenthantering fail: Sjukjournaler igen

http://www.direktpress.se/uppsalatidningen/Aktuellt/nyheter/

Journalslarv brukar få en del uppmärksamhet och händer ju även då och då. Inte så konstigt kanske när mindre tid inom sjukvården får gå till administration. Jag tycker dock att det just i den här nyheten finns några viktiga aspekter som inte framkommer. Har de bara haft hennes databaspost öppen och skrivit in tre besökande patienter på rad i den? Klantigt i så fall, men ganska enkelt att rätta till genom att skaffa bättre rutiner. Eller, är det programmet som rört ihop de olika patienterna? I så fall är det ju ett ganska allvarligt problem som kommer kräva mer arbete än att bara skriva nya rutiner.

UPPDATERING: Utifrån den här berättelsen (Uppsalatidningen nr 20/2013)
verkar det handla om användarslarv. Mitt första exempel ovan således.

When dokumenthantering fails bad; Jordbruksverket

Jordbruksverkets system för att rapportera antal försöksdjur har inte
fungerat. Jag tänkte kolla upp vad som var fel.

Okej, det låter ju bra. Vore schystare att få allt som pdf, men...

Inget svar på länge... gör en push...

Någon som överarbetar eller? Har de läst mina tidigare mejl öht?

Snear ur lite. Måste fråga vad de håller på med. Det har ju nu tagit från
februari till maj.

...

Skrivbordets När Var Hur, 1968

Det här kan vara en av de roligaste
böcker som skrivits. Från 1968 och "när var
hur"-serien.  Berör allt du måste veta på
hemmakontoret.

Hur du viker brev...

Hur du skickar brev till tyskar . Självklart till en Herrn Doktor och
självklart till Västtyskland.

Hur du skriver Tjänstebetyg till din Hushållspraktikant.

Hur du får din son omyndigförklarad.

Hur du skriver ett "Giftomannasamtycke" när två omyndiga vill gifta sig.

Hur du skriver ut en check.

Och självfallet: Hemmaarkivet!

Varför såg de här två så purkna ut då? Jo, de
skriver en hemskillnad.

När dokumenthantering inte finns

Läs i Gefle Dagblad.

Det kan ju finnas flera anledningar till att detta har hänt, men jag måste oavsett uttrycka en viss glädje i att handläggaren blivit avstängd. Jag har arbetat med dokumenthantering länge, förutom med viss tjänstledighet i snart 10 år, och sett mycket dokumentation förstöras av handläggare i olika verksamheter. Ibland på grund av slarv och ibland med berått mod. Allmänna handlingar som skulle gett oss insyn i hur myndigheten arbetar. Som skulle visat oss hur våra skattepengar använts. Men det här är första gången jag ser någon bli avstängd faktiskt. Okej, några kända fall finns, Biskop Krook är ett känt fall (med vägrad utlämning). Christoffer Gillberg är ett annat. Men det har rört sig om kända personer som av eget högmod valt att göra som de vill och som lämpligt nog blivit straffade för detta. Nu har vi en person som antingen inte förstått bättre eller som helt enkelt myglat eller slarvat. Det är väldigt bra att myndigheten reagerar. En bra dokumentation av och en bra insyn i myndigheters arbete är en förutsättning för rättsäkerhet och en fungerande demokrati.

Nils Nilssons Arkivkunskap från 1972

Läste om den här gamla klassikern.

Grafiken är helt underbar - här hur serier
bildas från postöppning till kartongläggning.

Avställning och seriebildning av personalakter.

Tokordnad serie - jag är betydligt mer basic när jag ordnar inkommet.

Ärendediarium - vackert.

Okej, du har dina filer i ett moln säger du? Själv har jag sorterat dem
efter ASEA:s klassiska decimalsystem. Ska fan tatuera den här på hela ryggen.

Brev från samhället

Ni kanske minns Eriks Erikssons bok "Brev till samhället" som kom för några år sedan? En galning skriver brev till företag och myndigheter - en IRL-trollning som roade rätt många - även mig delvis. Jag var dock inte riktigt lika såld som alla andra, vilket jag uttryckte rätt ofta i diskussioner om boken. Visst, Hassan-humor är ganska kul, men verkligheten är nästan alltid roligare. Den överträffar liksom dikten - är mörkare, äckligare och mer cynisk. Om nu verkligheten verkligen finns - vilket det jag ska presentera för er ibland kan få en att betvivla. I alla fall hur denna verklighet manifesterar sig. En anledning till att jag inte var såå imponerad av Erikssons bok är att jag efter flera år som yrkesverksam arkivarie samt på egen hand på fritiden har lyckats få ihop till en ganska intressant samling av verkliga brev. Brev från så kallade galningar till deras motparter. Jag vet, genom att prata med äldre kollegor, att jag inte hittat de mest imponerande breven, men vissa av dem är i alla fall tillräckligt bra för att stå som exempel. Alla är inte från arkiv heller - vissa har kommit till vänner och bekanta. Vem som helst kan vara ett mål för den tokige.

Jag drömmer tidvis sanndrömmar - och nu är det bråttom!

När brev kommer till en myndighet och visar prov på att vara från en galning så brukar registratorn ibland undvika att stämpla in dem bland de andra skrivelserna i diariet. Ofta, eftersom de brukar vara ställda till en chef, hamnar de bland de så kallade handbreven. De mer informella skrivelserna. Där trängs dessa verklighetens Eriksson med tackbrev och festinbjudningar. Ett tydligt sätt för myndigheten att skilja mellan sans och osans. Eller kanske ett sätt att uppgradera den tokige - eller visa henoms verkliga status. Det är ju inte vem som helst som skickar handbrev.

Någon börjar bli lite orolig.

Men kanske har hittat lösningen på problemet.

Andra är säkra på sin sak och har historiska bevis.

Men gillar inte Dagens Nyheter.

Andra är helt och hållet tokiga.

Men behärskar verkligen ordens suggestiva kraft.